Hướng dẫn việc thực hiện các yêu cầu của chủ thể dữ liệu

I. Hướng dẫn chung về cách thức thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty” hay “chúng tôi”) thực hiện các quyền sau đây đối với dữ liệu cá nhân của bạn theo quy định pháp luật hiện hành:

1. Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu: Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi đang xử lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Quyền yêu cầu truy cập và chỉnh sửa:  Bạn có quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chúng tôi chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi đang xử lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Quyền yêu cầu rút lại sự đồng ý: Bất kỳ lúc nào bạn đều có quyền rút lại sự đồng ý của mình, trừ trường hợp dữ liệu cá nhân được xử lý mà không cần phải có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc luật có quy định khác. Tuy nhiên, việc bạn rút lại sự đồng ý để Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của bạn có thể làm hạn chế hoặc cản trở chúng tôi thực hiện các nghĩa vụ hoặc làm gián đoạn một số hoạt động và tương tác nhất định của chúng tôi với bạn. Do đó, bạn nên xem xét một cách cẩn trọng các hệ quả có thể xảy ra trước khi thực hiện quyền rút lại sự đồng ý.
4. Quyền phản đối xử lý dữ liệu: Bạn có quyền phản đối việc Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm mục đích ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ dữ liệu cá nhân hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn vào mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp luật có quy định khác
5. Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu: Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi hạn chế xử lý một số dữ liệu cá nhân nhất định hoặc chỉ được tiến hành một số hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của bạn hoặc giới hạn thời gian xử lý dữ liệu cá nhân của bạn phù hợp với mục đích đã được đồng ý trước đó, trừ trường hợp luật có quy định khác.
6. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu: Bạn có quyền xóa hoặc yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi đang xử lý, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Cách thức thực hiện quyền của bạn

Bạn có thể thực hiện các quyền của mình bằng cách gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) tại địa chỉ email: khachhang@manulife.com theo các mẫu email tương ứng chúng tôi cung cấp dưới đây:

Mẫu A. Email yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Mẫu B. Email yêu cầu truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

Mẫu C. Email yêu cầu rút lại sự đồng ý

Mẫu D. Email yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân

Mẫu E. Email yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân

Mẫu F. Email yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân

Lưu ý chung:

• Công ty có quyền từ chối thực hiện yêu cầu của chủ thể dữ liệu nếu chủ thể dữ liệu không cung cấp đầy đủ các thông tin và tài liệu để xác minh danh tính hoặc yêu cầu của chủ thể dữ liệu không nêu rõ và đầy đủ các nội dung yêu cầu theo các mẫu email chúng tôi cung cấp.
• Khi nhận được yêu cầu từ bạn về việc thực hiện (các) quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về những hậu quả có thể xảy ra khi yêu cầu của bạn được thực hiện.
• Công Ty sẽ xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong vòng 72 giờ sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin yêu cầu. Trong trường hợp không thể thực hiện được trong khoảng thời gian nêu trên, Công Ty sẽ nhanh chóng thông báo cho chủ thể dữ liệu được biết.
• Ngoài các lưu ý trên, bạn còn cần phải đáp ứng và tuân thủ các hướng dẫn riêng cho việc thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu tại Mục II dưới đây.
• Nếu bạn có cơ sở để cho rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình là vi phạm quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân thì bạn có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đòi bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

II. Hướng dẫn riêng cho từng yêu cầu thực hiện quyền chủ thể dữ liệu

1. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Bạn có thể yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình bằng cách soạn email để gửi Yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau:

Mẫu A. Email yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Kính gửi: Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ………………. bởi………………………………………………………………….

Số điện thoại: ………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi yêu cầu được thực hiện quyền cung cấp dữ liệu cá nhân của tôi do Công Ty lưu trữ theo các thông tin như sau:

Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp:.....................................................................................................................

Mục đích yêu cầu cung cấp:......................................................................................

Trong trường hợp, Công Ty không thể cung cấp dữ liệu cá nhân cho tôi thì tôi yêu cầu Công Ty cung cấp cho tôi văn bản liệt kê các dữ liệu cá nhân mà công ty đang lưu trữ và xử lý.

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

2. Yêu cầu truy cập và chỉnh sửa

Bạn có thể yêu cầu truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình bằng cách gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau:

Mẫu B. Email yêu cầu truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

Kính gửi: Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ……………….. bởi………………………………………………………………….

Số điện thoại: ………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi yêu cầu được thực hiện quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của tôi do Công Ty lưu trữ để cập nhật, chỉnh sửa. Trong trường hợp, Công Ty không thể cấp quyền truy cập cho tôi thì tôi yêu cầu Công Ty cập nhật, chỉnh sửa các dữ liệu cá nhân sau đây của tôi:

1.      ………………………………………..

2.      ………………………………………..

3.      ………………………………………..

Lý do cập nhật, chỉnh sửa: ............................................................................................................................................

Tôi xác nhận những thông tin ở trên là đúng và chính xác. Tôi hiểu và xin chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp xử lý vi phạm hoặc xử phạt hành chính trước pháp luật nếu cung cấp thông tin sai sự thật.

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

Lưu ý riêng:

Công ty có quyền từ chối thực hiện yêu cầu truy cập và chỉnh sửa nếu chủ thể dữ liệu không cung cấp đầy đủ các thông tin và tài liệu để xác minh danh tính. 

3. Yêu cầu rút lại sự đồng ý

• Bạn có thể yêu cầu rút lại sự đồng ý về việc Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách gửi yêu cầu tới gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau.
• Việc rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu có thể gây ra những hệ lụy không mong muốn cho cả bạn và Công ty. Quyết định này có thể ảnh hưởng đến khả năng của chúng tôi trong việc cung cấp hoặc duy trì việc cung cấp cho bạn các sản phẩm, dịch vụ, dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc xử lý khiếu nại của bạn. Ngoài ra, hoạt động và năng suất chung của Công ty cũng có thể bị cản trở đáng kể. Chúng tôi khuyến khích bạn cân nhắc kỹ những tác động tiềm ẩn này trước khi đưa ra quyết định.

Mẫu C. Email yêu cầu rút lại sự đồng ý 

Kính gửi: Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ……………….. bởi…………………………………………………

Số điện thoại.: ………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi xin rút lại sự đồng ý để Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của tôi đối với các mục đích sau đây (Vui lòng chọn một hay một số mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của Manulife Việt Nam ghi nhận trong Thông Báo và Chấp Thuận Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân mà bạn muốn rút lại sự đồng ý):

1.      ………………………………………..

2.      ………………………………………..

3.      ………………………………………..

Bằng cách gửi yêu cầu này, tôi hiểu rõ rằng việc rút lại sự đồng ý của tôi có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng . Tôi đã hiểu và đồng ý chấp nhận mọi hậu quả của việc tôi rút lại sự đồng ý.

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

Lưu ý riêng

• Việc chủ thể rút lại sự đồng ý sẽ không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được đồng ý trước khi rút lại sự đồng ý.

4. Yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu phản đối việc Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách gửi yêu cầu tới gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau:

Mẫu D. Email yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân

Kính gửi: Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ……………….. bởi………………………………………………………………….

Số điện thoại: ………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi yêu cầu Công Ty:

[     ] Ngừng mọi hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của tôi cho mục đích quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, dịch vụ.

[     ] Ngừng chia sẻ, chuyển hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân của tôi cho các bên sau đây: ..........................................................................................................

vì những lý do sau đây: ..............................................................................................

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

5. Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách gửi yêu cầu tới gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau.

Việc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu có thể gây ra những hệ lụy không mong muốn cho cả bạn và Công ty. Quyết định này có thể ảnh hưởng đến khả năng của chúng tôi trong việc cung cấp hoặc duy trì việc cung cấp cho bạn các sản phẩm, dịch vụ, dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc xử lý khiếu nại của bạn. Ngoài ra, hoạt động và năng suất chung của Công ty cũng có thể bị cản trở đáng kể. Chúng tôi khuyến khích bạn cân nhắc kỹ những tác động tiềm ẩn này trước khi đưa ra quyết định.

Mẫu E. Email yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân

Kính gửi: Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ……………….. bởi………………………………………………………………….

Số điện thoại:………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi yêu cầu Công Ty giới hạn việc xử lý dữ liệu cá nhân của tôi trong phạm vi các mục đích, hoạt động hoặc thời gian sau đây: ...................................

vì những lý do sau đây: ......................................................................................

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

6. Yêu cầu xóa dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách gửi yêu cầu tới gửi yêu cầu tới Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) theo mẫu email sau.

Việc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu có thể gây ra những hệ lụy không mong muốn cho cả bạn và Công ty. Quyết định này có thể ảnh hưởng đến khả năng của chúng tôi trong việc cung cấp hoặc duy trì việc cung cấp cho bạn các sản phẩm, dịch vụ, dịch vụ chăm sóc khách hàng hoặc xử lý khiếu nại của bạn. Ngoài ra, hoạt động và năng suất chung của Công ty cũng có thể bị cản trở đáng kể. Chúng tôi khuyến khích bạn cân nhắc kỹ những tác động tiềm ẩn này trước khi đưa ra quyết định.

Mẫu F. Email yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân

Công ty TNHH Manulife (Việt Nam) (“Manulife Việt Nam” hay “Công Ty”)

Tên tôi là: …………………………………………. (Vui lòng ghi rõ đầy đủ họ tên)

Số CMND/CCCD/Thẻ Căn Cước/Hộ chiếu: ………………………………………. cấp ngày ……………….. bởi………………………………………………………………….

Số điện thoại:………………………………………….

Email: ………………………………………….

Bằng email này, tôi yêu cầu được thực hiện quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu để xóa dữ liệu cá nhân của tôi. Trong trường hợp, Công Ty không thể cấp quyền truy cập cho tôi thì tôi yêu cầu Công Ty xóa các dữ liệu cá nhân sau đây của tôi:

1.      ………………………………………..

2.      ………………………………………..

3.      ………………………………………..

Lý do xóa các dữ liệu trên: ..........................................................................................................................................................

Trân trọng./.

[Tên và/hoặc chữ ký số của chủ thể dữ liệu]

Lưu ý riêng:

• Trừ trường hợp luật có quy định khác, bạn chỉ có quyền xóa hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi đang xử lý trong các trường hợp sau đây:

1. Việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn không còn cần thiết cho mục đích thu thập mà bạn đã đồng ý;
2. Bạn muốn rút lại sự đồng ý của mình để Manulife Việt Nam xử lý dữ liệu cá nhân của bạn;
3. Bạn phản đối việc xử lý dữ liệu của bạn vì không còn lý do chính đáng để tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân đó;
4. Dữ liệu cá nhân được xử lý không đúng với mục đích đã đồng ý trước đó hoặc việc xử lý dữ liệu cá nhân là vi phạm quy định pháp luật;
5. Dữ liệu cá nhân phải xóa theo quy định pháp luật.

• Công ty có quyền từ chối thực hiện yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân nếu chủ thể dữ liệu không cung cấp đầy đủ các thông tin và tài liệu để xác minh danh tính, hoặc lý do yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của bạn không thuộc các trường hợp phải xóa dữ liệu cá nhân nêu trên hoặc dữ liệu cá nhân không được xóa theo quy định pháp luật như sau:

1. Pháp luật quy định không cho phép xóa dữ liệu;
2. Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật;
3. Dữ liệu cá nhân đã được công khai theo quy định của pháp luật;
4. Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm phục vụ yêu cầu pháp lý, nghiên cứu khoa học, thống kê theo quy định của pháp luật;
5. Trong trường hợp tình trạng khẩn cấp về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, thảm họa thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm; khi có nguy cơ đe dọa an ninh, quốc phòng nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp; phòng, chống bạo loạn, khủng bố, phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật;
6. Cần phải ứng phó với tình huống khẩn cấp đe dọa đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của chính chủ thể dữ liệu hoặc cá nhân khác.

• Chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu Công Ty thực hiện đồng thời các yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế xử lý dữ liệu, phản đối xử lý dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý.